Pourquoi la comptabilité en ligne devrait vous passionner

La comptabilité en ligne

Vous pensez que la comptabilité en ligne est très ennuyeuse.

Et vous avez peut-être raison.

Cependant, savez-vous ce qu’il y a de pire que quelque chose d’ennuyeux ?

C’est de faire faillite à cause d’une chose ennuyeuse. Parce que vous n’étiez pas au top de vos finances. Ou pire encore, de perdre de l’argent parce que vous n’avez tout simplement pas suivi le cours de votre budget.

C’est arrivé à Ben Brown.

Après avoir démarré sa boutique en ligne Shopify, Ben a reçu plein de commandes : « Cela démarrait bien, du moins c’est ce que je pensais, jusqu’à ce que j’envoie toutes les commandes et que je m’aperçoive de mon erreur : j’avais mal calculé les frais de livraison. »

Il s’inquiéta de ce que les clients puissent abandonner leur panier après avoir vu le prix de l’envoi et des frais d’emballage. Il leur proposa donc la livraison gratuite sur tous ses produits.

« Une fois que j’ai eu payé mon livreur, j’ai commencé à perdre de l’argent. »

Oups.

Heureusement, Ben s’en est remis. Mais vous préféreriez sans doute éviter ce genre de situation désastreuse.

Avec quelques connaissances basiques de la comptabilité en ligne, vous pouvez facilement contrôler le développement de votre business, éviter les erreurs et apporter des modifications éclairées pour améliorer vos performances.

Dans cet article, vous apprendrez tout ce qu’il faut savoir au sujet de la comptabilité en ligne et de ses outils.

C’est parti !

Qu’est-ce que la comptabilité ?

La comptabilité consiste à suivre et à organiser les données financières de manière régulière. Elle s’applique à une personne privée, à une entreprise ou à tout type d’organisation. Elle permet de rendre les informations financières compréhensibles, à jour et accessibles.

Comptabilité en ligneLes activités de comptabilité comprennent :

  • L’enregistrement des ventes et le suivi des factures
  • La gestion des sommes dues
  • La facturation des clients pour des produits ou des services vendus
  • Le règlement des factures auprès des fournisseurs
  • La préparation des salaires et le rendu des rapports à l’état
  • Le suivi des amortissements
  • La production de rapports financiers fiables

Aujourd’hui, la plupart des comptables utilisent des logiciels de comptabilité en ligne. Mais la discipline requiert tout de même une compréhension basique de la finance.

Pourquoi la comptabilité est-elle importante ?

Nombre de petites entreprises préféreraient combattre une horde de barbares assoiffés de sang plutôt que de s’attaquer à l’état de leur trésorerie déclare Nicole Fende, l’auteure de « Comment être une rock star des finances ».

How to be a Finance Rockstar

Cela vous rappelle quelque chose ?

« Pourtant, quel que soit le type de business dans lequel vous êtes, la capacité à comprendre vos écritures comptables est essentielle. » indique Lita Epstein, l’auteure de la version anglaise de « La comptabilité pour les nuls ». Laurence Le Gallo est l’auteure de la version française, « La comptabilité pour les nuls ».

Les petits entrepreneurs sont souvent très bons pour attirer de nouveaux clients ou créer de nouveaux produits ou services mais beaucoup d’entre eux échouent à suivre les fondamentaux de leur finance.

Et c’est là que les problèmes commencent.

Les entreprises qui manquent de transparence financière auront souvent des problèmes de trésorerie, risquent d’accumuler des dettes, d’oublier de facturer les clients ou encore de payer des factures en retard et de récolter des amendes.

Scott Scharf, le fondateur de Catching clouds, un service de comptabilité pour les business en e-commerce, indique que la plupart de ses clients ne savent même pas s’ils sont rentables.

« Ils n’en sont pas sûrs et il y a une grosse différence entre l’argent qui se trouve à votre banque et le fait que votre entreprise marche ou pas. Ils ne savent tout simplement pas où ils se situent, ce qui provoque énormément de stress. »

Catching Clouds

Gérer correctement vos finances est crucial pour une réussite de votre business sur le long terme.

« Si vous prenez le temps d’apprendre à lire et à comprendre votre comptabilité, vous aurez une bonne vision sur vos chances de réussite. » précise Lita Epstein.

Cela vous fournit également beaucoup d’informations au cours de l’année, ce qui vous permet de tester la réussite financière de votre stratégie de développement. Vous pouvez ainsi l’ajuster au fur et à mesure, afin d’atteindre vos objectifs financiers à la fin de l’année.

Compris ?

Que font exactement les comptables ?

Les comptables collectent, organisent et suivent les reçus, les factures et autres détails de transaction.

Aujourd’hui, la plupart des comptables utilisent des logiciels de comptabilité pour suivre et organiser les chiffres. Concentrez-vous sur l’apprentissage d’environ trois des meilleurs logiciels de comptabilité en ligne.

Mais ils ne font pas que cela. Les experts-comptables sont aussi responsables de nombreuses autres tâches en plus de la simple saisie de données. Ils maîtrisent parfaitement les logiciels de comptabilité financière et devraient être capable de :

  • Former les membres de votre équipe à l’utilisation de ces logiciels comptabilité en ligne, pour s’assurer que chaque transaction est correctement prise en compte.
  • Résoudre les problèmes, les erreurs et les confusions qui peuvent apparaître dans les finances de votre entreprise.
  • Améliorer la santé financière de votre entreprise en ajoutant par exemple un terminal de point de vente.
  • Rationaliser vos services de paiement pour améliorer la façon dont vous payez vos employés.
  • Suivre les intérêts, les investissements et la dévalorisation des amortissements.
  • Réserver la part des impôts.
  • Suivre les factures et chasser les impayés.
  • Préparer les rapports financiers pour l’expert-comptable lorsque vient la saison des taxes.

et bien plus encore.

En bref, les comptables vous permettent de gérer de manière fluide les finances de votre entreprise ce qui vous laisse l’énergie pour vous concentrer sur vos clients et le développement de votre business.

Comptable ou expert-comptable ?

Si vous êtes une petite entreprise, vous vous demandez peut-être si vous avez besoin d’un comptable, d’un expert-comptable ou des deux.

Et maintenant que vous comprenez votre besoin d’avoir un comptable, vous vous demandez peut-être quelle est la différence avec un expert-comptable.

Bonne question.

Les mots comptables et experts-comptables sont souvent utilisés de manière indifférenciée. Cependant il y a des différences majeures déterminant les principales responsabilités de chaque rôle.

La comptabilité est une sous-catégorie de l’expertise comptable.

Un comptable ou un employé de votre entreprise peuvent gérer la comptabilité.

Si vous venez de lancer une entreprise, il y a de fortes chances pour que vous vous en chargiez vous-même.

Ce n’est pas une mauvaise chose lorsque vous démarrez une nouvelle entreprise, il est crucial de savoir faire sa comptabilité pour avoir une vision précise de votre situation financière.

En résumé, les comptables s’occupent du travail financier quotidien.

Ils tiennent des rapports détaillés et fiables et cette transparence vous aide à prendre des décisions éclairées.

Les experts-comptables sont des experts financiers

Les experts-comptables détiennent un diplôme bac +8 reconnu par l’état et l’administration fiscale. Ils peuvent en prime détenir des certifications, comme les CMA (Certified Management Accountant), CIA (Certified Internal Editor) ou CPA (Certified Public Accountant). 

C’est pourquoi leurs services sont plus onéreux.

Ces experts utiliseront les rapports fournis par le comptable. Ils se concentrent sur l’analyse des transactions pour fournir des conseils financiers.

Ils se serviront aussi des informations sur les comptes pour remplir des remboursements de taxes et autres rapports.

Tandis que le comptable gère les tâches financières au quotidien, les experts financiers interviennent généralement chaque trimestre pour fournir des conseils et opérer des ajustements.

8 comptes de comptabilité essentiels

Maintenant que vous comprenez un peu mieux en quoi consiste la comptabilité, voyons quels sont les différents comptes que le comptable doit impérativement suivre.

Chacun des comptes en comptabilité correspond à une fonction, mais tous les comptes ne sont pas créés de la même façon. Pour la plupart des entreprises, certains comptes sont plus importants que d’autres.

Pour avoir une solide compréhension de votre situation financière, il est important de saisir les fonctions des différents livres que votre comptable utilisera. Cela vous permettra de prendre de meilleures décisions et d’optimiser la rentabilité de votre business.

Voici un résumé des 8 livres les plus importants, comme présentés dans la comptabilité pour les nuls de Epstein.

Comptabilité pour les nuls

  1. Liquidités

Toutes les transactions professionnelles devraient passer par la trésorerie. C’est même tellement important que les comptables utiliseront souvent deux livres pour suivre l’activité (reçus de cash et reçus de déboursements).

Toutes les liquidités entrantes et sortantes doivent être rigoureusement enregistrées dans le livre des liquidités.

  1. Ventes

Ah les ventes, le livre que tout le monde préfère. Ce livre est celui dans lequel vous suivrez tous les revenus issus des ventes de produits ou de services. Epstein note que « Enregistrer les ventes de la bonne façon et au bon rythme est essentiel, sans quoi vous ne pouvez pas connaître le montant de vos revenus quotidiens ».

  1. Compte clients

Il s’agit du compte qui surveille l’argent dû par les clients. « Tenir à jour le compte clients est nécessaire pour envoyer des factures cohérentes et à l’heure à vos clients » écrit Epstein. C’est particulièrement important si vous vendez des produits ou des services à crédit.

Pour éviter les problèmes de trésorerie, vous devez savoir à quel moment vous recevrez l’argent qui vous est dû. Sans parler du fait que vous ne souhaitez pas oublier de collecter l’argent gagné.

  1. Inventaire

Si vous ne connaissez pas l’état de vos stocks, vous avez un gros problème mon ami. Il faut suivre cet aspect rigoureusement. « Votre comptable contribue à ce processus en tenant un inventaire fiable, dans le livre correspondant » écrit Epstein. « Les chiffres de ce compte sont régulièrement vérifiés en comptant votre stock manuellement. »

  1. Compte des paiements

Ce compte suit les factures que vous devez payer. Epstein note que « vous voulez payer vos factures à l’heure, pour ne pas vous mettre dans une mauvaise situation. »

« Les fournisseurs pénalisent régulièrement les mauvais payeurs. Ils s’en débarrassent ou les transfèrent sur des comptes cash only. Par ailleurs, si vous payez vos factures à l’heure, vous obtiendrez des réductions et économiserez de l’argent auprès de vos fournisseurs. »

  1. Les dépenses professionnelles

« Ces dépenses peuvent exploser si elles ne sont pas suivies avec attention dans le livre correspondant. »

Comme le dit Benjamin Franklin : « Méfiez-vous des petites dépenses. Une petite fuite peut faire couler un grand navire. »

Citation comptabilitéEn fonction du type de commerce que vous dirigez, cela peut inclure des factures de matériel ou de loyers, des déplacements ou des dépenses événementielles.

  1. Les salaires

Le salaire des employés est généralement le plus gros poste de dépense d’une entreprise. De plus, il n’est pas question de les payer en retard ou moins que le montant négocié.

D’après Epstein : « Maintenir à jour ce compte est vital puisqu’il permet de vérifier que toutes les déclarations à l’état sont remplies et les taxes salariales payées. Et si vous ne vous acquittez pas de ces responsabilités vis-à-vis du gouvernement, vous aurez de sérieux problèmes. »

  1. Investissements

Utilisez ce compte pour contrôler les profits réinvestis dans votre entreprise. « Ce compte est cumulatif, ce qui signifie qu’il récapitule le total des profits depuis le démarrage de l’entreprise » note Epstein.

Ce compte est particulièrement important pour les investisseurs et les prêteurs qui ont besoin de vérifier les performances de l’entreprise.

Autres livres comptables utilisés

Il existe de nombreux autres livres comptables selon les besoins individuels ou professionnels. Ils comprennent :

  • Les achats
  • Les crédits
  • Les capitaux propres
  • Les comptes de capitaux
  • Les comptes de tirage spécial

Comment faire sa comptabilité en ligne :  3 conseils à retenir

Pour une compta facile, suivez le guide :

1. Enregistrez absolument tout

J’insiste vraiment tout.

Retenez que toutes les transactions permettent de conserver des comptes compréhensibles et en ordre, qui vous donne cette vision financière indispensable. C’est ce qui vous aide à prendre des décisions stratégiques efficaces.

De plus, cette rigueur vous sauvera la mise en cas de contrôle fiscal ou d’action en justice. En France, le ministère de l’économie indique que les entreprises doivent garder leur documentation comptable et les justificatifs pendant 10 ans.

Les documents comptables entreprises

2. Tout l’argent doit passer par le compte en banque de l’entreprise ou sa caisse.

Si vous ne faites pas cela, les choses vont se compliquer très rapidement. Vous pourriez oublier d’enregistrer de l’argent reçu ou dépensé. Ou tout simplement vous n’aurez pas la preuve de la transaction dans le cas où vous en auriez besoin.

Les deux cas sont à éviter.

Virez tout l’argent que vous recevez directement sur votre compte professionnel ou votre compte de trésorerie avant de le dépenser.

  1. Maintenez toujours vos finances professionnelles et vos finances personnelles séparées.

C’est une évidence, mais c’est plus facile à dire qu’à faire pour les petites entreprises ou les freelances. Si vous utilisez un seul compte en banque pour votre entreprise et votre usage personnel, vous pourriez être tenté de dépenser de l’argent dont vous aurez besoin plus tard. De plus, les achats personnels peuvent perturber la perception des dépenses professionnelles.

La meilleure chose à faire est d’avoir deux comptes en banque complètement séparés. Ensuite, transférez simplement l’argent de votre compte professionnel vers votre compte personnel en tant que salaire pour faire des achats personnels.

Cela vous permettra de garder votre compte de transactions ordonné et facile à comprendre. Maintenant découvrons quelques services de comptabilité en ligne intéressants. 

3 supers outils digitaux de comptabilité en ligne

Il existe énormément d’outils de comptabilité en ligne. Si les logiciels de comptabilité gratuits sont rares, la plupart des sites de compta en ligne propose différents packs, dont le premier est parfois gratuit. À vous d’explorer les possibilités en fonction de vos besoins.

Ces outils facilitent la gestion et l’organisation de vos finances, vous donnent une visibilité fort utile en quelques clics.

Découvrons ensemble 3 des logiciels leaders sur le marché des outils de comptabilité en ligne.

1. QuickBooks

Recommandé pour :  les petites entreprises établies aux besoins spécifiques.

Prix :  30 jours d’essai gratuit puis entre 5 € et 17 € par mois.

Quickbooks comptabilité

Quickbooks a été créé par Intuit, fondé en 1983, qui a dominé le marché de la compta facile et des finances personnelles pendant trois décennies.

Ce logiciel compta online est l’un des plus populaires, avec près de 2,2 millions d’utilisateurs.

Quickbooks fournit un incroyable éventail de fonctionnalités. Il inclut la comptabilité à double entrées, d’abondantes options de rapports, des factures personnalisables, un système de salaire, de multiples devises et bien plus encore.

Par ailleurs, Quickbooks intègre plus de 200 services tels que Shopify et Paypal.

Plusieurs plans sont proposés avec des fonctionnalités en option, ce qui permet de choisir et de payer facilement en fonction de vos besoins. Il ne s’agit pas d’un logiciel compta gratuit mais une période d’essai de 30 jours est proposée et l’entreprise propose régulièrement des réductions très intéressantes. Le premier forfait actuellement à 5 € par mois est parfait pour la comptabilité auto-entrepreneur.

Quickbooks fournit également deux applications mobiles pratiques.

Ce logiciel compta vous permet par ailleurs de vous connecter directement à votre compte en banque. L’activité de votre compte est ainsi automatiquement transférée vers votre compte QuickBooks. Quickbooks est parfait pour des freelances et des petites entreprises établies qui souhaitent un outil de comptabilité intuitif et complexe à la fois.

2. ITool

Recommandé pour :  les très petites entreprises

Prix : plusieurs plans disponibles en fonction des logiciels, à partir de 12 € par mois et 30 jours d’essai gratuit.

itool comptabilité

Itool est lancé par un éditeur en 2000 et devient le premier logiciel comptabilité en ligne du pays. L’éditeur offre plusieurs services de comptabilité, tous accessibles en Saas.

Le service de comptabilité est simple et intuitif, la communication avec votre expert-comptable est simplifiée et vos données stockées dans un serveur sont sauvegardées quotidiennement. Vous pourrez choisir entre trois offres, selon vos besoins, dont deux proposent une période d’essai gratuite.

Le logiciel d’édition commerciale vous permet d’envoyer vos factures et devis très simplement et de suivre votre chiffre d’affaires en temps réel.

Le logiciel de liasses fiscales (la déclaration de résultats et les éléments de l’exercice) vous permet enfin de déclarer les résultats de votre entreprise. Il inclut des fonctions de calcul automatique et de recherche d’incohérences.

Plus spécialisé, Itool propose aussi un logiciel de compta online entièrement dédié aux comités d’entreprise.

3. Xero

Recommandé pour : les entreprises établies qui souhaitent simplifier les choses

Prix: 30 jours d’essai gratuits, puis entre $9 to $70 par mois.

Xero Accounting Software

Xero est un autre très bon outil de compta online. Il ne s’agit pas d’un outil comptabilité gratuit mais il est abordable.

En 10 ans, l’entreprise a ouvert des bureaux partout dans le monde et rassemble plus d’1 million d’utilisateurs dans 180 pays.

De plus, Xero a été élue meilleure société de croissance innovante. Deux fois.

Si le logiciel ne propose pas autant de fonctionnalités que Quickbooks, il reste très intuitif et incarne bien son slogan : un beau logiciel de comptabilité.

Il comprend toutes les fonctions de base et propose plus de 160 devises.

La fonction de suivi des stocks et l’édition de bons de commande en font un bon logiciel comptabilité auto-entrepreneur.

Xero intègre directement Shopify, ainsi que des tonnes d’autres applications, comme PayPal et Stripe. Une application mobile permet en prime d’enregistrer vos dépenses au fur et à mesure.

Ce logiciel comptabilité en ligne est parfait pour des entreprises établies qui recherchent des logiciels simples d’utilisation. 

Résumé

La comptabilité est cruciale pour des finances saines sur le long terme. Sans elle, vous feriez des erreurs bêtes qui pourraient mener votre entreprise à la ruine. 

Rester au top de vos finances vous donnera une vision en profondeur de votre business. Vous pourrez donc prendre des décisions intelligentes sur cette base et augmenter votre chiffre d’affaires.

Qui gère la comptabilité dans votre entreprise ? Vous-même ? Un employé ou un sous-traitant ? Trouvez-vous la compta facile ? Dites-le nous en commentaire.

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